Freelo – nástroj, který vám nahradí populární Basecamp

Freelo je český nástroj na týmovou komunikaci nad úkoly. Sám jsem ho začal používat asi rok zpátky místo populárního Basecampu. Freelo mi lépe vyhovuje v řízení úkolů a delegování práce dalším lidem, což mi v Basecampu moc nešlo. Na Freelo jsem narazil náhodou hlavně skrz sledování lidí, kteří ho dělají. Samotného mě zajímalo, jak se něco takového v celosvětové konkurenci dělá a co to obnáší, takže jsem kluky pro Startupmanii vyzpovídal 🙂

O začátcích podnikání

Karel Dytrych, Jan Kulda a Karel Borkovec. Kapitáni Freela.

Zkus prosím stručně představit vaše podnikání.

Freelo je česká aplikace pro týmovou komunikaci nad úkoly. Stačí pozvat kolegy, rozdělit práci a sledovat, jak se dají úkoly do pohybu. Držíme pohromadě všechny informace, podklady, termíny i finance. Vše navíc ve velmi jednoduchém a přátelském balení.

V jaké situaci jste nápad dostali nebo co vás k němu navedlo?

Dovedlo nás k tomu naše předchozí podnikání a touha mít smysluplný produkt, který bude svým uživatelům dávat velkou přidanou hodnotu. Měli jsme mix zkušeností s podnikáním na volné noze ale i s vedením agentury. O tom, jak by měla vypadat komunikace nad úkoly nebo vedení projektů jsme tak měli jasno.

Byl to společný nápad, nebo jen jednoho z vás?

Každý z nás k tomu došel trochu jinou cestou. Honza s Karlem to spolu aktivně diskutovali a řešili možnosti, dělali výzkum. Obecně bych to určitě označil spíše za společný nápad. Jinak se u nás vše diskutuje a schvaluje většinou. Která bývá často 100%.

Byla původní myšlenka stejná od začátku, nebo jste se postupně dostali k něčemu úplně jinému? Pokud, proč se takto vyvíjela?

Původně jsme se hodně zaměřovali na freelancery. Po zhruba roce se ukázalo, že ta cílovka je spíše na straně týmů tedy firem nebo spolupracující uskupení lidí. Museli jsme tedy trochu otáčet kormidlo abychom jim šli více naproti.

Šlo by trochu více popsat, co jste se snažili původně pro freelancery udělat? V čem jim to mělo pomáhat?

Snažili jsme se Freelancerům nabídnout jedno místo, kde budou mít ke svým projektům veškeré podklady, data, finance, a celou komunikaci. To jim mělo ušetřit spoustu času i nervů. Ale ukázalo se, že část z nich je prostě roztroušená po podobných systémech svých klientů, další část není ochotná za podobnou službu platit a vždy budou hledat nějakou alternativu zdarma, část z nich jsou a navždy budou e-mailový punkáči. Čím více jsme se je snažili oslovit, tím více nás používali klasické týmy jako e-shopy, agentury a další.

Nad čím jste přemýšleli nebo co jste udělali jako první?

Nejvíce se to promítlo do samotné aplikace, kdy jsme museli jít naproti firemním požadavkům. Více řešit oprávnění, delegování administrativy se správou projektů atd. Rozhodně jsme ale neměnili nic, co se týče jednoduchosti. Ta u nás bude vždy hrát prim. Dále se to promítlo i v samotném ceníku, který musel nabídnout jiné tarify. Dražší.

Apartmán v Rakousku, kam se Freelo tým vydal na desetidenní hackathon.

Nemyslel jsem tu změnu, ten posun. Ale když jste dostali prvotní nápad, s čím jste začali?

Vše začalo validací nápadu a výzkumem. Samozřejmě jsme věděli, že na trhu je spousta podobných aplikací, takže jsme se zaměřili na to, co by freelanceři ocenili, co je na podobných aplikacích štve, kolik by byli ochotni za podobnou službu zaplatit atd. Výsledky výzkumu nás rozhodně neodradili, takže jsme se rovnou vrhli na vývoj aplikace.

Jak dlouho vám trvalo od nápadu do nějaké první realizace něčeho hmatatelného (nemusí jít nutně o produkt nebo prototyp, ale třeba prezentaci, se kterou jste byly schopni jít za klienty a podobně)?

Vývoj ve třech lidech zabral zhruba rok do spuštění. V tu dobu se jednalo o naprosté MVP a popravdě dodnes nechápu, jak nám za to někdo mohl i zaplatit. Všechna čest, když si vzpomenu, jak ten produkt vypadal.

Když jste se zaměřili tedy hlavně na firmy, kdo je váš typický uživatel z řad firem? Klidně uveďte i konkrétní příklady.

Hodně viditelná skupina jsou třeba e-shopy, které ve Freelu řeší vývoj, marketingové aktivity, události, komunikaci s dodavateli a partnery. Freelo téměř od začátku používá Fotoškoda, 24TIME nebo Sanasport. Pak je to celá řada agentur a online projektů. Jmenovitě třeba Motionhouse, který vyrábí úžasná videa, 3IT nebo výrobci e-shopů Eshop-rychle. Ve Freelu našla domov i řada dalších klasických firem. Třeba Nikon, Dopravní podnik Ostrava, Partners a další.

Jaké je rozložení vašich klientů podle zemí? Myslel jsem, že máte jen české uživatele.

Z pohledu fakturačních údajů je naprostá majorita z Čech. Viditelná skupinka uživatelů je i na Slovensku, ale výrazně méně. To je dané určitě naší velmi malou aktivitou u našich sousedů. Přestože pro ně máme lokalizaci. Z pohledu analytiky do Freela chodí uživatelé z celého světa. Na anglickou mutaci má přepnuto také celá řada lidí. Před spuštěním překladů jsme měli na angličtinu poměrně velký waiting list. Ale narovinu, marketing v zahraničí a expanze je strašně těžká, složitá a nákladná věc. Z toho důvodu radši energii soustřeďujeme na trh, kde už máme nějaké jméno.  Pro nás je teď důležitější cíl být v Čechách jedničkou než sbírat po světě jednotky nahodilých uživatelů bez jasné strategie. Samozřejmě jednou bychom chtěli být světově etablovaná služba.

Ukázka plánovacího kalendáře z aplikace.

Jaký problém lidem řešíte?

Řešíme problém s komunikací nad úkoly. Snadné zadávání úkolů a jejich delegování na kolegy. Ve Freelu se komunikuje stejně pohodlně jako třeba na Facebooku. Všichni v týmu vidí, na čem mají pracovat. Veškerou práci nad úkoly lze ve Freelu také změřit podobně jako aplikací Toggl… a následně i vyfakturovat.

Jak jste hledali řešení? Měli jste více návrhů na řešení problémů?

Samotné tvorbě předcházel výzkum trhu. Řešili jsme hodně, co lidi štve na všech možných dostupných řešení. Zároveň jsme měli vlastní představy a to jsme zkombinovali do současného výsledku.

Co si představit jako výzkum trhu? Něco sofistikovanějšího, nebo nějaký rychlý průzkum mezi přáteli?

Rozhodně to byla diskuze s přáteli, dále nějaké rozhovory a validace v kruhu známých podnikatelů. Na závěr i větší a širší dotazník, který měl nízké stovky odpovědí. Dále jsme měli dlouhou dobu venku landing page popisující produkt, kde se lidi mohli přidávat na seznam čekatelů na spuštění. Popravdě, málokdo z nich se následně stal naším dlouhodobým uživatelem. Ale byl to nějaký ukazatel zájmu.

Zkoušeli jste ho nějak validovat – testovat?

Upřímně, ani moc ne. Prostě jsme s tím šli ven… a od prvního dne jsme to ladili na základě zpětné vazby.

Proč bych měl používat zrovna váš produkt/službu jako zákazník?

Těch důvodů je hned několik. Protože je Freelo jednoduchý nástroj, který ale i tak zahrnuje mnoho potřebných funkcí. Umíme měřit čas nad úkoly pomocí stopek. Máme unikátní plánovací kalendář, který se navíc dá synchronizovat třeba do Google kalendáře. Řada uživatelů si pochvaluje integraci s e-mailem. Obzvláště lidi, kteří chodí do appky málo mohou jen reagovat na notifikační emaily a vše se propíše přímo do Freela. Navíc oříznuto o podpisy atd.
Šablony projektů, úkolu a seznamů ušetří plno času. Je to v podstatě použitelné velmi triviální procesní řízení. Může být zkombinováno s opakovanými úkoly.
Velkým benefitem je i to, že Freelo umí česky, slovensky a anglicky. Pro řadu i anglicky hovořících uživatelů je to zkrátka příjemné.
Když to shrnu, tak je to jednoduché řešení, které přirozeně nahradí i několik jiných aplikací naráz.

Ověřovali jste si, zda podobný nápad už není realizovaný? Jak a v jaké fázi?

Ověřovali. Služeb, které řeší řízení projektů nebo správu úkolů je samozřejmě na trhu hodně. Snažíme se i tak toto odvětví inovovat a přinášet do něj dobré myšlenky.

Jak se aplikace na delegování práce inovuje?

Složitě 🙂
My se primárně snažíme, aby aplikace nabídla ty velmi důležité složky řízení firmy. Tedy komunikace, podpora procesního řízení, hlídání rozpočtů, ale ve velmi jednoduchém balení, aby to mohli hned začít používat. Nebo třeba jen část z toho.
Ono, když se člověk zeptá na školení nebo po telefonu jak v týmu delegují a fungují? Tak prostě e-mailem, a „ti lepší“ přes excel. Pak, když dojde k nějaké turbulenci ve firmě, tak se ty jejich úkoly sesypou jak domeček z karet. Takže je to i trochu více edukace než inovace. Ale třeba co se týče procesního řízení, tak tam se snažíme, aby při zakládání typového úkolu bylo prostě složitější řešit to bez použití procesu. Opět se na školení setkávám s tím, že lidi v těch firmách ani nenapadne procesy sepisovat nebo řešit. Přitom si díky tomu mohou standardizovat a stabilizovat své podnikání, mít zastupitelnost a velmi snadnou cestu k delegování.

Dělali jste nějakou hlubší analýzu konkurence nebo třeba i testovali jejich produkt/službu?

Analýzu i testování jsme dělali. Řešili jsme hodně co uživatele trápí na současných řešení. Každý z nás také nějakou dobu používal konkurenční aplikace. Takže jsme moc dobře věděli, co nás samotné štvalo a proč jsme hledali alternativy.

Po celém dni sezení u počítače na chorvatském hackathonu přijde vhod výklus a rozcvička u moře.

Koho teď vnímáte jako konkurenci?

Trello, Basecamp, Asana. To je trojice, kterou nejvíce citují naši uživatelé. S těmito produkty nás nejčastěji srovnávají a často odcházíme z toho „boje“ vítězně. Často bohužel i jako poražení. Třeba nám nejde do hlavy moc předsudek českých lidí, že české službě věřit nebudou. Veliká bariéra je i s přenosem dat. Často mají uživatelé v těch konkurenčních nástrojích historická data a ty prostě nechtějí zahodit.

Co tedy lidi na těchto aplikacích trápilo nejvíce?

Tak třeba větší kontext. Obvykle se u konkurentů nedá na data dívat napříč projekty nebo jen obtížně. U nás vidím moje přiřazené úkoly napříč projekty hned na úvodní stránce. Ale to samé mohu vidět i v kalendáři a na dalších místech. Jinde se zase hůře komunikovalo, nebo pracovalo s klienty (aby se snadno řešilo co uvidí) atd. Hodně z těch nářků na různé aplikace jsme se snažili v té naší podchytit. Velké odlišení je i měření času/nákladů nad úkoly se sledováním přidělených rozpočtů na to-do listy / projekty.

V čem jste jiní (nebo v čem chcete být odlišní)?

Chceme udržet fokus na jednoduchost, komunikaci a finance.

Bojíte se konkurence v nějakých ohledech?

Tak samozřejmě jde o obrovské konkurenty. My se ale soustřeďujeme spíše na vlastní produkt. Na to, co dělají nijak bezprostředně nereagujeme. Zájem o konkurenty končí na úrovni jejich produktových newsletterů, které od největších odebíráme. Vlastní roadmapu máme hodně naplánovanou. Spíše se snažíme vše řešit přímo s našimi uživateli. Konkurenti mají stejně úplně jiný kontext a problémy.

Posádka Freela vracející se z hackathonu v Chorvatsku. Tady ještě s úsměvy na tvářích, které je ale při ztroskotání na rakouské dálnici přešlo 🙂 .

Jaký je váš byznys model?

Jsme klasický SaaS produkt za měsíční poplatek. Výhodou pro větší týmy je, že se u nás neplatí za každého uživatele. Ale spíše tarif, který typologicky určuje kolik dat se k nám uloží a jaké bude mít funkce.

Zjišťovali jste, zda za řešení budou lidé chtít platit a případně i kolik budou ochotni zaplatit?

To bylo součástí výzkumu. Ale byl tou dobou orientován hodně na Freelancery. Byly jsme v blbé pozici. Pro Freelancery drahý, pro firmy směšně levný.

Směšně levný pro firmy? Reagovaly na to firmy nějak negativně?

Negativně určitě ne, ale když je firma zvyklá platit jiné produkty za uživatele a najednou do týmu někdo přijde s Freelem, kde se zaplatí pár stovek za celou firmu, tak to je pro ně trochu úsměvné. Třeba na workshopu s největším výrobcem bagrů, si pánové dělali srandu, jestli by si mohli alespoň předplatit Freelo na 5 let, ať není ta faktura tak malá.

Jaká je dlouhodobá udržitelnost projektu z finanční stránky?

Od začátku se snažíme firmu budovat jako dlouhodobě udržitelnou a s vyrovanným rozpočtem, což se nám daří. Churn neboli úmrtnost uživatelů je poměrně nízká. Horší to je s onboardingem nových uživatelů, který ale u podobných aplikací nikdy není bezproblémový. V těch firmách je to kolikrát těžké zavést. Lidé nemají rádi změny.

O onbarding se dnes hodně mluví. Věnujete se mu aktivně? Máte nějaké plány či strategii?

Mluví se hodně, sami jsme jednu událost o Onboardingu uživatelů organizovali. Saaskari
Máme onboarding zapracovaný a zadrátovaný přímo do aplikace. Lepší přístup podle nás ani není. Dále máme nějaký emailing, který reaguje na to, jak se uživatelé v appce chovají.
Máme indicie, že by bylo potřeba ideálně lidem věnovat čas, volat jim, vzdělávat je. Ale momentálně na to nejsou úplně tolik prostředky.

Ukázka Timetrackingu z aplikace.

Máte nějaký plán a cíle na další rok, případně i delší dobu?

Máme. Dopředu víme, že nesplnitelný, ale to vůbec nevadí. Rosteme kontinuálně a organicky a to je u SaaS produktu podstatné. Rádi bychom náš tým ideálně zdvojnásobili, ale k tomu ještě bude delší cesta.

Ale asi neplánujete podle velikosti lidí v týmu, ne? 🙂

Nene, máme jiná KPI 🙂

Jak to děláte teď nebo jste to dělali na začátku s penězi? Kolik vás co stálo a kdo to zaplatil?

O náklady jsme se částečně podělili z vlastních úspor. Kdybychom nepočítali vlastní čas, tak „jsme v tom“ za nižší jednotky milionů korun.

To je zajímavé. Řekl bych, že vývoj aplikace hlavně v podobě MVP bude mít náklady jen právě v čase lidí, kteří se mu věnují. Co za náklady mimo to tedy ještě vývoj SaaS aplikace obnáší?

Od začátku na tom pracovali ještě další lidé. Dáváme také spoustu peněz do marketingu. Do něj počítáme veškeré výkonnostní i offline aktivity. Dohromady toho není zrovna málo 🙂

Měli jste nějakého investora? Chtěli jste ho?

Neměli a zatím nechtěli. Věříme, že to naše bootstrapování nás povede správnou cestou jen po těch důležitých úkolech. Velký rozpočet znamená velké možnosti pro plýtvání, dělání blbostí atd.

Jak to je teď s financováním?

Freelo už si na sebe z větší části vydělává, ale vždycky to může být lepší.

Kolik je tedy teď lidí v týmu?

Momentálně jsme to pořád my tři zakladatelé. A zhruba dalších 6 externích specialistů, kteří nám pravidelně pomáhají s věcmi jako je výkonnostní reklama, analytika a další specializace.

Co za konkrétní problémy jste na začátku museli vyřešit, překonat? které byly nejtěžší a proč?

Naprogramovat jen v pár lidech opravdu složitou a velkou aplikaci. Kde všechno souvisí se vším, kde všechno musí být snadné a pochopitelné. Naprogramovat to ideálně také dobře tak, abychom nenarazili na nějaký technologický dluh v budoucnu a mohli to „snadno“ škálovat. No a samozřejmě přivést první uživatele a donutit je to používat. 🙂
Popravdě, první rok byl hrozný. Čísla nám skoro nerostli. Naštěstí jsme vydrželi.

Kolik lidí na tom pracovalo od začátku? Kdo měl co na starost?

Honza Kulda jako designer a kodér v jedné osobě tvořil rozhraní, piloval uživatelský zážitek atd. A dále Karel Borkovec to celé programoval. K ruce měl tehdy ještě jednoho programátora. Já jsem řešil servery, testování a byznysovou stránku věci. Procesování účetnictví atd.

Jak a kdy jste se začali věnovat marketingu?

První marketing jsme řešili až těsně před spuštěním. Do té doby nebylo vlastně co propagovat. Po spuštění jsme vrhli nejvíce sil do PPC a na blog. Po celou dobu se snažíme být co nejvíce vidět i offline na různých akcích.

To je zajímavé. Na jaké akce se jako nástroj pro týmovou spolupráci zaměřujete?

Ono je to v podstatě jedno. Úkoly řeší ve všech firmách a týmech. Chodíme na akce od malých Barcampů až po akce typu Konference projektového řízení. Ta může znít na první pohled mnohem relevantněji, ale ve finále se nám třeba do aplikace zaregistrovalo hodně lidí z maličkatého Kolínského Barcampu. Člověk nikdy neví… Také organizujeme vlastní akci SaaSkaři.

Jak děkáte marketing teď? Máte na to někoho konkrétního?

Zatím si to nejvíce řešíme a řídíme sami. K ruce nám je několik freelancerů, kteří jsou obvykle špičkou ve svém oboru. V době, kdy vyjde tento článek už snad budeme mít i nového kolegu, který se bude marketingu věnovat naplno.

Jak oslovujete (získáváte) klienty, případně jiné partnery?

Největším zdrojem klientů jsou v tuto chvíli PPC kampaně. Hlavně na Googlu. V závěsu jsou pak offline akce, doporučení a dobrá pověst.

A jak to bylo s úplně prvními klienty? Na začátku padlo, že vás překvapilo, když začali platit za úplně první MVP.

Sami nevíme. Ale dělali jsme všechno možné. Snažili jsme se být vidět co nejvíce na Twitteru a Facebooku. Sledovali jsme místa, kde lidé projektové nástroje řeší. Hledali jsme místa kde si kdo stěžuje na ostatní nástroje… Také jsme hned začali s mailingem. Oslovili jsme všechny lidi z čekací listiny, několik influencerů. Také jsme Freelo nabídli zákazníkům Váš Hosting, což je Karlova druhá firma. A tak nějak se to pomaličku rozbýhalo. Nelze opomenout ani okruh kamarádů.

Sbíráte nějak zpětnou vazbu od zákazníků?

Snažíme se sbírat zpětnou vazbu kde to jen jde. E-mail, telefon, přímo v aplikaci, na sociálních sítích. Někdy se ptáme možná až moc. Ale je to něco, co nám velmi pomáhá držet správný směr.

Ukázka notifikačního centra z aplikace.

Koho všechno teď máte v týmu za profese?

Programátor Karel vyvíjí celou aplikaci. Honza řeší UX a design. Nekončí ve Sketchi, ale všechno kóduje. Druhý Karel je pak na všechno ostatní. Od byznysových stránek po natáčení podcastu.

Jak jste na tom teď finančně, vyděláte si sami na sebe? Pokud ne, jak to dále financujete?

Už si na sebe vyděláme. Ještě bychom to ale potřebovali výrazně znásobit.

Co teď konkrétně potřebujete nejvíce a co vše sháníte (lidi, kontakty, peníze, znalosti,…)?

Pomalu se teď budeme koukat po nových lidech do Pardubic. Nejvíce asi PHP vývojáře. Klidně jen na částečný úvazek. Pomůže nám také jakákoliv pozvánka na workshop nebo konferenci.

Co vás čeká v horizontu jednoho roku?

Dodělat celou řadu funkcí. Růst interního týmu a více aktivit v zahraničí.

Šlo by více rozepsat, jaké máte v plánu zahraniční aktivity? Asi to nebude jen PPC?

V hlavě máme zatím jen pár věcí. Předně, není to pro nás ta největší priorita. Ale až tomu dáme nějakou energii, tak rozhodně zkusíme nějakou PPC reklamu, Facebook reklamu. A primárně budeme hledat nějaké další lidi ze zahraničí. Vždy z dané země, kteří budou rozumět jazyku, kultuře atd. Také se budeme snažit najít někoho kdo už s tím má trochu zkušenosti. Nejlépe nějaké jiné české SaaS, které už do zahraničí vstoupilo.

Karel Dytrych na workshopu pro majitelé e-shopů v rámci sdružení Apek.

Hledáte investora? Co od něj očekáváte a co jste schopni mu nabídnout?

Zatím nehledáme.

Účastnili jste se nějakého akcelerátoru nebo o něm uvažujete? Proč?

Neúčastnili. Nedává nám to zatím smysl. Raději investujeme naší energii do vývoje produktu a sbírání nových klientů.

Ani pro zviditelnění v zahraničí by vám nějaký akcelerátor nedával smysl?

Myslíme si, že by to v tuto chvíli nemělo potřebný poměr cena/výkon. Určitě tuto otázku otevřeme znovu až budeme ty zahraniční aktivity opravdu realizovat. Ale teď to pro nás nedává smysl. Také naše cílovka rozhodně nejsou tech startupy, kterých jsou tyto akcelerátory plné.

Všichni kapitáni při oslavě 2. Freelo naroznenin.

Chodíte na nějaké akce okolo podnikání nebo startupů?

Hlavně Karel v Praze navštěvuje celou řadu akcí. Někde si ho zvou, někam chodíme i proaktivně. Rozhodně musíme uznat, že to dává velký smysl.

Zkoušeli jste před tím už jiný startup nebo podnikání a jak to dopadlo?

Kluci vývojářský Karel a Honza zkoušeli aplikaci Promishare. Karel provozoval a dodnes úspěšně provozuje zmíněný Váš Hosting.

Děkuji ti za rozhovor, Karle.

Pokud vás zajímá něco více o nástroji Freelo a chtěli zeptat na ještě něco dalšího, pošlete nám své otázky na e-mail kontakt@startupmania.cz a z nasbíraných otázek případně připravíme další doplňující článek.